Polityka prywatności sklepu optimumbeauty.pl

Data ostatniej aktualizacji: 11 sierpnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników sklepu internetowego dostępnego pod adresem optimumbeauty.pl, w tym klientów dokonujących zakupów, osób posiadających konto w Sklepie, subskrybentów komunikacji marketingowej oraz osób korzystających z formularzy, czatu i innych funkcjonalności Sklepu.

Dbamy o prywatność użytkowników oraz bezpieczeństwo ich danych osobowych. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Optimum Beauty M. Rychel Spółka Jawna
ul. Kazimierza Wielkiego 10
58-100 Świdnica
KRS: 0000661795
NIP: 8842773505
REGON: 366498580

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem: biuro@optimumbeauty.pl.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres rozliczeniowy i adres dostawy,
• nazwę firmy, NIP oraz inne dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży,
• informacje dotyczące złożonych zamówień, zakupionych produktów, płatności i dostawy,
• dane związane z kontem klienta i programem lojalnościowym,
• historię kontaktu ze Sklepem,
• treść opinii o produktach,
• informacje dotyczące aktywności w Sklepie, w tym odwiedzanych stron i produktów, zawartości koszyka oraz dokonanych zakupów – w zakresie, w jakim pozwalają na to udzielone zgody,
• dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, sesji oraz logach systemowych.

Nie wszystkie powyższe dane są zbierane od każdego użytkownika.

4. Zakupy i realizacja zamówień

W przypadku złożenia zamówienia przetwarzamy dane niezbędne do jego przyjęcia i realizacji, w szczególności do potwierdzenia zamówienia, przyjęcia i rozliczenia płatności, przygotowania i wysyłki towaru, kontaktu w sprawie realizowanego zamówienia, wystawienia paragonu, faktury lub innego wymaganego dokumentu oraz obsługi zwrotów, reklamacji i innych spraw związanych z umową.

Podstawą przetwarzania danych jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

W zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być również przetwarzane po zakończeniu realizacji zamówienia, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

Zakupu w Sklepie można dokonać również bez zakładania konta klienta.

5. Konto klienta

Założenie konta w Sklepie jest dobrowolne i nie jest konieczne do dokonania zakupu.

W przypadku założenia konta przetwarzamy dane potrzebne do jego utworzenia i prowadzenia oraz udostępnienia związanych z nim funkcjonalności, w szczególności historii zamówień oraz programu lojalnościowego.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie usługi prowadzenia konta na żądanie użytkownika.

6. Program lojalnościowy

Klienci posiadający konto w Sklepie mogą korzystać z programu lojalnościowego. Punkty lub inne korzyści związane z programem są przypisywane do konta klienta na podstawie dokonanych zakupów.

Program lojalnościowy nie obejmuje zakupów dokonywanych bez konta, jako gość.

Dane dotyczące zakupów i konta są w tym zakresie przetwarzane w celu obsługi funkcjonalności programu lojalnościowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Samo uczestnictwo w programie lojalnościowym nie oznacza automatycznie wyrażenia zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej.

7. Płatności

Płatności elektroniczne dostępne w Sklepie są obsługiwane przez PayU S.A.

W zależności od wybranej przez klienta metody płatności odpowiednie dane dotyczące transakcji mogą zostać przekazane PayU w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia i rozliczenia płatności.

Za pośrednictwem PayU mogą być dostępne różne sposoby zapłaty, w tym płatności kartą, BLIK, przelewy online oraz wybrane formy płatności odroczonych.

Administrator nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego, takich jak pełny numer karty płatniczej, jeżeli dane te są wprowadzane bezpośrednio w systemie operatora płatności.

8. Dostawa zamówienia

W przypadku wyboru dostawy dane niezbędne do realizacji przesyłki przekazywane są odpowiedniemu przewoźnikowi.

W Sklepie korzystamy obecnie z usług:

• DPD Polska,
• InPost, w tym dostaw do Paczkomatów.

Zakres przekazywanych danych zależy od wybranej formy dostawy i może obejmować imię i nazwisko, adres dostawy lub wybrany punkt odbioru, numer telefonu oraz adres e-mail.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy.

9. Dokumentacja księgowa

Dane zawarte w dokumentach dotyczących sprzedaży mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków księgowych, podatkowych i dokumentacyjnych Administratora.

Administrator korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego, które może otrzymywać dostęp do danych znajdujących się w dokumentacji księgowej i sprzedażowej w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10. Kontakt ze Sklepem i czat

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego, czatu lub innego dostępnego kanału, przetwarzamy przekazane przez niego dane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Jeżeli kontakt dotyczy zamówienia lub działań zmierzających do jego złożenia, podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z użytkownikami i obsłudze ich zapytań.

Czat dostępny w Sklepie jest obsługiwany z wykorzystaniem narzędzi GetResponse.

11. Newsletter, informacje o promocjach i komunikacja marketingowa

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, możemy wykorzystywać jego dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail lub numer telefonu, w celu przesyłania informacji o produktach, ofertach, promocjach, nowościach oraz innych treści marketingowych Optimum Beauty.

Komunikacja może być realizowana za pomocą poczty elektronicznej lub wiadomości SMS, w zależności od zakresu udzielonej zgody.

Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz, w odniesieniu do wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej do marketingu, uprzednia zgoda wymagana przez Prawo komunikacji elektronicznej.

Do obsługi newslettera, kampanii SMS oraz części działań marketingowych korzystamy z systemu GetResponse.

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę na komunikację marketingową. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. GetResponse, automatyzacja marketingu i analiza zachowania w Sklepie

Korzystamy z GetResponse również do obsługi określonych procesów automatyzacji i analizy aktywności użytkowników.

W zależności od udzielonych przez użytkownika zgód oraz sposobu korzystania ze Sklepu mogą być przetwarzane informacje dotyczące m.in.:

• odwiedzonych stron,
• oglądanych produktów,
• zawartości koszyka i porzuconych koszyków,
• dokonanych zakupów,
• aktywności związanej z komunikacją marketingową.

Informacje te mogą być wykorzystywane m.in. do tworzenia segmentów odbiorców, analizy zainteresowania ofertą i lepszego dopasowania komunikacji marketingowej.

W zakresie, w którym opisane działania wymagają wykorzystania plików cookies lub podobnych technologii, są one realizowane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

13. Opinie o produktach

Sklep umożliwia użytkownikom zamieszczanie opinii o produktach przy wykorzystaniu wewnętrznych funkcjonalności sklepu PrestaShop.

Dane przekazane przy wystawianiu opinii są przetwarzane w celu jej publikacji, obsługi i moderacji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na umożliwieniu klientom dzielenia się doświadczeniami dotyczącymi produktów oraz zapewnieniu rzetelnego funkcjonowania systemu opinii.

14. Analityka – Google Analytics 4

Za zgodą użytkownika korzystamy z usługi Google Analytics 4 w celu uzyskiwania informacji statystycznych o sposobie korzystania ze Sklepu, takich jak liczba odwiedzin, sposób poruszania się po stronie czy popularność poszczególnych treści i produktów.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

Użytkownik może nie wyrazić zgody na cookies analityczne albo później ją wycofać w ustawieniach prywatności/cookies dostępnych w Sklepie.

15. Meta Pixel

Za zgodą użytkownika korzystamy z narzędzia Meta Pixel, dostarczanego przez Meta, w celu pomiaru skuteczności działań marketingowych, tworzenia statystyk dotyczących korzystania ze Sklepu oraz prowadzenia i optymalizacji działań reklamowych.

W związku z działaniem Meta Pixel informacje o aktywności użytkownika w Sklepie mogą być przekazywane Meta w zakresie wynikającym z działania tej technologii.

Podstawą przetwarzania danych po stronie Administratora w związku z uruchomieniem tego narzędzia jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

16. Bezpieczeństwo Sklepu i logi techniczne

Podczas korzystania ze Sklepu automatycznie mogą być rejestrowane określone informacje techniczne, takie jak:

• adres IP,
• data i czas połączenia,
• informacje dotyczące przeglądarki i urządzenia,
• adres żądanego zasobu,
• informacje o błędach,
• dane dotyczące bezpieczeństwa sesji.

Dane te mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania Sklepu, wykrywania błędów, przeciwdziałania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Sklepu.

Usługi hostingowe Sklepu świadczy:

HitMe.pl – Marek Bajerski
ul. Franciszka Mamuszki 17A
80-178 Gdańsk

W Sklepie mogą być również stosowane mechanizmy zabezpieczające formularze przed automatycznym i nieuprawnionym użyciem, takie jak Google reCAPTCHA.

17. Komu możemy przekazywać dane

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Sklepu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.

Mogą to być w szczególności:

• dostawca hostingu i infrastruktury IT,
• dostawcy oprogramowania służącego do obsługi sklepu, zamówień, integracji i sprzedaży,
• GetResponse – w zakresie newslettera, SMS, czatu, automatyzacji i działań marketingowych,
• PayU – w zakresie realizacji płatności,
• DPD i InPost – w zakresie dostawy zamówień,
• zewnętrzne biuro rachunkowe,
• Google – w zakresie usług analitycznych, bezpieczeństwa i innych używanych usług Google,
• Meta – w zakresie działania Meta Pixel i narzędzi reklamowych,
• dostawcy usług technicznych, serwisowych i informatycznych,
• doradcy prawni, podatkowi lub inni profesjonalni doradcy, jeżeli jest to potrzebne,
• organy publiczne lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

W zależności od charakteru usługi podmioty te mogą przetwarzać dane na nasze zlecenie jako podmioty przetwarzające albo jako odrębni administratorzy danych.

18. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług niektórych międzynarodowych dostawców technologii, w szczególności Google i Meta, a także ich podwykonawców, może dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca uczestniczy w tym mechanizmie, standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

19. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów wymaganych przez przepisy prawa oraz okresów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

• dane dotyczące zamówień – przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany dla celów podatkowych, rachunkowych oraz do czasu upływu terminów związanych z możliwymi roszczeniami,
• dane konta klienta – przez okres prowadzenia konta, a po jego zakończeniu w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami,
• dane programu lojalnościowego – przez okres korzystania z programu oraz rozliczenia wynikających z niego uprawnień, a następnie w zakresie niezbędnym do ochrony przed roszczeniami,
• dane związane z reklamacjami, zwrotami i innymi sprawami posprzedażowymi – przez okres prowadzenia sprawy, a następnie do czasu, gdy dalsze przechowywanie nie jest już konieczne ze względu na obowiązki prawne lub możliwość dochodzenia roszczeń,
• dane związane z newsletterem, SMS i inną komunikacją marketingową – do czasu cofnięcia zgody lub zakończenia danego sposobu komunikacji, z możliwością dalszego przechowywania ograniczonych informacji potrzebnych do wykazania faktu udzielenia lub cofnięcia zgody oraz obrony przed roszczeniami,
• dane związane z korespondencją – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony jej charakterem i możliwością powstania roszczeń,
• dane analityczne i marketingowe przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub do upływu okresu przechowywania określonego dla danej technologii,
• logi i dane bezpieczeństwa – przez okres uzasadniony koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania problemów technicznych i ochrony przed nadużyciami.

20. Profilowanie i automatyzacja

Możemy analizować aktywność użytkowników oraz klientów w Sklepie i dzielić ich na grupy na podstawie m.in. aktywności na stronie, oglądanych produktów, historii zakupów lub reakcji na komunikację marketingową.

Działania te mogą służyć m.in. analizie zainteresowania ofertą oraz lepszemu dopasowaniu treści marketingowych.

W zakresie, w którym profilowanie jest oparte na danych pozyskiwanych przy użyciu opcjonalnych cookies lub podobnych technologii, odbywa się ono na podstawie zgody użytkownika.

Nie podejmujemy wyłącznie w sposób zautomatyzowany decyzji, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

21. Prawa użytkownika

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania danych użytkownikowi przysługuje:

• prawo dostępu do swoich danych,
• prawo żądania sprostowania danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@optimumbeauty.pl.

22. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

23. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wymaganych do złożenia zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży. Brak niezbędnych danych może uniemożliwić realizację zamówienia.

Założenie konta klienta jest dobrowolne.

Podanie danych do celów marketingowych oraz wyrażenie zgód marketingowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

Zgoda na opcjonalne pliki cookies wykorzystywane do analityki, marketingu lub personalizacji również jest dobrowolna

24. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje pliki cookies oraz inne podobne technologie. Są to informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub informacje, do których uzyskiwany jest dostęp podczas korzystania ze strony.

Technologie te mogą służyć w szczególności do:

• zapewnienia podstawowych funkcji Sklepu,
• utrzymania sesji i koszyka,
• obsługi logowania,
• zapamiętywania określonych ustawień,
• zabezpieczenia serwisu,
• prowadzenia statystyk i analityki,
• analizy aktywności użytkownika,
• prowadzenia i mierzenia działań marketingowych,
• personalizacji strony lub treści.

25. Kategorie plików cookies i podobnych technologii

W Sklepie stosowane są lub mogą być stosowane następujące kategorie technologii:

Niezbędne
Technologie konieczne do zapewnienia podstawowych funkcji Sklepu, w szczególności utrzymania sesji, obsługi koszyka, logowania, bezpieczeństwa oraz zapamiętania ustawień dotyczących zgód. W zakresie, w którym są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, nie wymagają jego zgody.

Wydajność i analityka
Technologie służące do analizy sposobu korzystania ze Sklepu, tworzenia statystyk oraz ulepszania jego działania. Do tej kategorii należy w szczególności Google Analytics 4. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika.

Personalizacja reklam
Technologie umożliwiające analizę skuteczności działań reklamowych, tworzenie grup odbiorców oraz dostosowywanie reklam do zainteresowań użytkowników. W Sklepie wykorzystywany jest w tym zakresie Meta Pixel. Technologie te są uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika.

Personalizacja strony
Technologie, które mogą służyć zapamiętywaniu preferencji użytkownika i dostosowywaniu sposobu działania lub zawartości Sklepu. Są uruchamiane wyłącznie wtedy, gdy są wykorzystywane i użytkownik udzielił odpowiedniej zgody.

Bezpieczeństwo
Technologie służące ochronie Sklepu, formularzy i użytkowników przed nadużyciami, automatycznym ruchem lub innymi zagrożeniami. W zależności od charakteru danej technologii może ona być technicznie niezbędna albo wymagać zgody użytkownika.

Aktualny wykaz stosowanych plików cookies, ich dostawców, celów oraz okresów przechowywania jest dostępny w panelu zarządzania zgodami na cookies w Sklepie.

26. Zarządzanie zgodami na cookies

Przy pierwszej wizycie w Sklepie użytkownik otrzymuje możliwość zaakceptowania wszystkich opcjonalnych kategorii, odrzucenia wszystkich opcjonalnych kategorii albo samodzielnego wyboru poszczególnych kategorii.

Użytkownik może również później zmienić swoje wybory dotyczące cookies w panelu zarządzania zgodami dostępnym w Sklepie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych na jej podstawie przed wycofaniem.

Ustawienia przeglądarki mogą dodatkowo pozwalać na blokowanie lub usuwanie cookies. Całkowite zablokowanie niektórych cookies może jednak powodować nieprawidłowe działanie części funkcjonalności Sklepu.

27. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem lub innym nieuprawnionym przetwarzaniem.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest on potrzebny do wykonywania powierzonych obowiązków lub świadczenia usług na rzecz Administratora.

28. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania Sklepu, wykorzystywanych narzędzi lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Sklepie wraz z datą ostatniej aktualizacji.